480 University Archives

RATIONALE: 365英国上市官网档案馆的使命是保存365英国上市官网的机构历史。.

POLICY: The Archives collects, organizes, 保存并使人们能够访问记录大学历史的重要记录. 档案馆因此成为大学的机构记忆, 保存许多个人对其成长和发展的贡献，并提供历史信息供研究和参考. 档案馆的藏品不流通，并按预约向公众开放.

SCOPE AND APPLICABILITY: 档案馆是由大学管理部门创建的官方和半官方记录的存储库, academic departments, faculty, students and campus organizations. 这些记录以各种不同的格式存在，包括电子记录.

为了促进机构档案从来源到档案馆的有序流动, 包括所有权在内的一些原则, transference, 必须建立保密性和格式: 

1. 所有在大学内为官方目的创建的记录都是大学的财产. 
2. Excepting confidential Records, 大学的正式记录应定期从原始办公室转移到档案室. 
3. 经教务长批准并符合适用法律, 图书馆院长(或其指定人员)应决定档案馆收集的哪些记录值得保存在档案馆藏中, 并应决定如何管理存档收集，以及何时和如何查阅存档记录. 
4. Certain Records, for reasons of confidentiality, among others, 是否在公众视野之外，或对其使用有合理的限制, unless otherwise required by law. 
5. 在将记录添加到存档集合之前，可以对其进行重新格式化. In such event, 负责档案的图书管理员(档案管理员)可以选择与原始办公室联系，以确定是否应退还或销毁记录, but this is not required. 
6. 如果档案管理员认为档案不再具有持久价值，可以将档案从档案中删除, 档案中的其他记录是否重复, or are available in another Format. 档案保管员可以选择与原始办公室联系，以确定是否应退还或销毁已删除的记录, but this is not required. 
7. 其他单位可以建立个人档案, 与档案管理员协调程序和时间表，以确保满足大学档案管理计划的目标. 单位档案馆应遵守档案标准和学校关于记录和存储设施状况的政策, 以及收藏的维护和可访问性. 未经档案管理员同意，不得销毁单位档案中的记录.

DEFINITIONS:    

Records: Items held in the Archives, 其中包括但不限于:官方报告, minutes and correspondence, budget and audited financial statements, publications, and ephemeral materials.

Formats: The permanent form of archived Records, 其中包括但不限于:打印文件, photographs, negatives, slides, audio and visual materials, maps, prints, microfilm, objects, and electronic files.

PROCEDURES:

将永久记录转移到OU档案的说明

档案馆的工作是保留和保存具有永久历史价值的大学记录. 档案不存储计划销毁的记录.

Step 1: Identify Records

Step 2: Prepare Boxes or Folders

使用标准尺寸的储物盒(12 " x15 " x10 ")，有盖子和把手.

When possible, 在装箱前将文件从挂起文件夹中移除，并放置在与挂起文件夹相对应的单独文件夹中.

将文件放入盒子时，保持文件的原始顺序. 对研究人员来说，按原顺序查找档案是非常重要的.

Do not overfill boxes. 过度填充的盒子会造成安全隐患，并可能损坏记录.

在可能的情况下，松散的小册子和其他物品在放入盒子之前应放在文件夹中.

以最适合运输过程中保护的方式包装大小奇怪的物品.

Create an inventory list for each box. 注明部门名称、箱号、资料日期范围和所有文件夹标题.

Fill out a 大学档案传送/盘点表(传送表，附件A). 每批记录只使用一份传送表.

将传送表和盒子/文件夹列表副本发送到档案馆。 Attention: Archives.

为你的记录保留一份传送表和盒子/文件夹清单的副本.

档案馆将通过电子邮件或电话确认收到传输请求, 并且会邮寄一份备忘录，描述送货过程.

在每个盒子标签上写上盒子编号，因为它与盒子/文件夹列表有关. Use a thick black marker for visibility.

当箱子贴好标签并准备转移时, 联络大学邮递服务安排取件.

Contact the Archives staff with any questions.

RELATED POLICIES AND FORMS:

OU AP&P #481 Records Retention and Disposal

APPENDIX:

附录A:大学档案传送/盘点表